Notulen gecombineerd overleg

Jaarlijks houden alle verenigingen een gecombineerd overleg, onder leiding van de DCV. Dit gecombineerde overleg vindt enkele malen per seizoen plaats. Op deze wijze wordt geprobeerd om het carnaval in Delft zo optimaal mogelijk te laten verlopen.

Aangezien transparantie hoog in het vaandel staat, kunt u hier het verslag lezen van de laatste vergadering. Heeft u zelf punten die onder de aandacht gebracht moeten worden, dan kunt u deze natuurlijk via het secretariaat van uw vereniging of van de DCV laten agenderen. Klik hier bekijk alle verslagen

Volgende vergaderingen:

Woensdag 6 januari 2016, locatie: de Nieuwe Prins, aanvang: 20:00 uur.

Notulen Gecombineerde vergadering d.d 7 oktober 2015. Lees verder

Verslag voorzittersoverleg 7 oktober 2015

Locatie: Residentie Stichting DCV café de nieuwe prins.

Aanwezig: Erwin Zaalberg, Marius Rodenburg, Robin Steijger (dcv) – Henk vd Sande, Leon Vermeulen (Fuilspuiters) – Wim Kooij, Marcel Vermeer ( Rooie Rijers) – Michel Koreneef, Robér Daamen ( Sepneuten) – Erwin de Cock, Olga de Cock ( Olijkers) – Ruud Maat, Hanny Maat (Boerenfluiters) – Henny Koenen, Frans vd Spek (Brands Happers) – Hillie Mol, Jan Mol, Peter Heinsbroek ( Belhamels) – Ria Hamelinck, Sander vd Velden (Doorzakkers)

1 Opening:

De Voorzitter, Erwin opent de vergadering om 20:04 uur en heet iedereen welkom.

Erwin geeft aan dat dit zijn laatste jaar is als voorzitter en bestuurslid van Stichting Delftse Carnaval Viering DCV en geeft het woord aan Marius Rodenburg.

2 Vaststelling agenda:

Marius neemt het woord over van de voorzitter.

Robér geeft aan een puntje erbij te willen omtrent de kinder optocht, dit wordt 12 A en Marius geeft aan om via Frans Heijstraten een punt erbij te willen hebben dat wordt punt 12 B.

Verder geen wijzigingen.

3 Mededelingen:

Marius geeft aan dat er een ingekomen stuk is binnen gekomen namens cv de Fuilspuiters; de inhoud geeft aan, dat zij willen stoppen met hun hulp aan de dcv op de 11-11 avond. Deze stukken worden uitgedeeld en iedereen kan deze even lezen.

Er volgt een discussie omtrent de notulen. Achteraf blijkt dat er twee verschillende versies zijn!!!

Op de website en de gestuurde notulen van het secretariaat zitten verschillen qua omschrijvingen in.

4 Notulen vorige vergadering 2 maart 2015:

Wim Kooij geeft aan dat hij op de vorige vergadering niet heeft verteld dat de muziek in de optocht van de Fuilspuiters te hard was maar van de Flierenfluiters, deze reden in de optocht voor de Rooie Rijers. Weer door twee verschillende notulen volgt er een zoek actie naar waar deze gememoreerd zijn? Leon Vermeulen beweert dat de notulen op de website na hun verzonden brief zijn veranderd? Dit wordt uitgezocht.

Michel geeft aan dat de vorige vergadering gevraagd werd over de “denktank”, hier zou in april op terug gekomen worden. Michel heeft ook een email gestuurd op 25 september en daar nog geen antwoord op gekregen. Antwoord van Marius: er zijn 3 aanmelden bekend, Belhamels, Sepneuten en Arthur Brouwer. Er volgt een discussie omtrent afspraken maken wanneer deze bij elkaar komen, volgens Michel is het nu te laat om dit voor aankomend seizoen te regelen.

Belhamels geven aan dat toen iemand bereid was maar die is nu overgestapt naar een andere vereniging, deze persoon van de Doorzakkers wordt gevraagd of zijn aanbod nog staat.

Er wordt gevraagd of er nog andere verenigingen zich aan willen melden om mee te denken, niemand heeft er verder in zijn organisatie wat vernomen, er wordt nog nagevraagd.

Er wordt een schrijven uitgestuurd om een afspraak te plannen voor de “denktank”.

5 Ondersteuning bestuur van de stichting dcv.

Er wordt gevraagd om helpende handen bij het op en afbouwen 11-11 en voor de optocht.

Verzoek is om twee mensen per vereniging voor de begeleiding van de optocht te leveren die met een hesje voor de gemeente herkenbaar zijn. Er zijn al mensen die helpen, zoals bijvoorbeeld een klas van het Mondriaan college.

Er wordt een idee geopperd om bij de inschrijving van de praalwagens “verplicht” twee mensen te leveren die de optocht helpen te begeleiden.

De gemeente is bereid om te helpen, maar levert geen personen.

Er zal een schrijven uitgaan met hoeveel personen er voor welke doelstellingen nodig zijn zoals, verkeersregelaars, voertuigen begeleiding etc.

Het idee om twee personen per deelname te leveren wordt unaniem aangenomen en in het optocht reglement opgenomen.

6 Stadsprinsenbal:

14 november 2015.

Het is bekend dat de gemeente de kantine van EDH over gaat nemen. In de aankomende twee weken zal er vanuit de gemeenteraad meer duidelijkheid komen. De kans zit er wel in dat de zaal gespiegeld wordt, dus aan de kant van vv Delft zal worden opgebouwd aangezien aan de kant van EDH dan geen ruimte meer is.

Hierdoor zullen zaken anders verlopen dan dat wij gewend zijn.

De toegangskaarten voor de verenigingen worden per vereniging uitgedeeld, dit keer is er besloten om 25 kaarten per vereniging beschikbaar te stellen.

Ook zal er de overdracht zijn op deze avond van de grootvorst: Robin neemt de taken van Johan Lispet over. Johan heeft aangeven het seizoen met André de 1^e en hofdame Truus af te maken. Omdat er besloten is om het seizoen in ornaat verder te laten lopen en Johan vanaf 27 mei geen bestuurslid meer is zal hij tot de afgang van Prins André op 14 november fungeren als spreekmeester; het protocol is vanaf 27 mei 2015 in handen van Robin.

Ook hier is hulp nodig voor het opbouwen en afbreken van de zaal.

Elke vereniging zal twee mensen voor het opbouwen en twee mensen voor het afbreken leveren. De aanwezigen stemmen in om te helpen, behalve cv de Fuilspuiters: zij bedanken voor dit jaar.

Erwin de Cock memoreert nog wel dat deze kwestie omtrent de ingezonden brief van de Fuilspuiters te gemakkelijk wordt opgenomen. Er volgt een discussie, omdat in maart dit jaar de notulen bekend waren en nu pas wordt gereageerd. Leon geeft aan dat er in mei een vergadering was bij de Fuilspuiters waar toen besloten was om de zomer af te wachten in de hoop dat de meningen zouden veranderen om de dcv te helpen.

Helaas, zie brief, bleven de standpunten het zelfde. Er zal nog een persoonlijke gesprek komen door Marius, Erwin Zaalberg en Leon Vermeulen met de gedachte van gezamenlijk het carnaval te vieren en te behouden en ook elkaar te helpen.

7 Receptie nieuwe stadsprins:

De receptie wordt op zondag 15 november gehouden in de residentie café de nieuwe prins.

Aanvang 16:00 uur.

Parkeren kan in de garage de Zuidpoort.

8 Nieuwjaarsreceptie:

De nieuwjaarsreceptie wordt gehouden op zaterdagmiddag 2 januari in de residentie café de nieuwe prins.

Er wordt gevraagd of er eventueel een mogelijkheid is, ivm kort seizoen, om een vereniging eventueel de avond nog te laten invullen.

Hierop volgt er een discussie omdat iedereen zijn agenda en afspraken al heeft gemaakt.

Ivm ontwikkelingen omtrent cv Goud van Oud, houden wij de receptie gewoon op de middag met eventuele uitloop.

Mogelijk is dat de receptie wordt verplaatst naar de avond.

Hier zijn meerderen op tegen, zij vragen om het gewoon te behouden in de middag, desnoods kan een ieder dan gewoon nog verder naar de avond en anders loopt de receptie door.

Erwin de Cock memoreert dat hun Prinsenbal wordt gehouden op vrijdagavond 8 Januari in sportkantine vv Wippolder.

9 Vrienden van het Kabbelgat:

Wordt gehouden bij Café de Nieuwe Prins.

Pasjes komen de eerste week van november bij de leden van de vrienden van het kabbelgat.

Het verzoek is dan ook de vvhk pennetjes graag inleveren tijdens de nieuwjaarsreceptie dcv, dan hoeven de mensen op de avond van vvhk niet alle pennetjes te montere en kunnen de pennetjes bij binnenkomst overhandigd gaan worden; dit scheelt een hoop tijd en zo kan iedereen langer feest vieren.

Tussen door wordt er geproost op een drankje van de dcv.

10 Veiligheidsplan optocht:

Er is een blauwdruk binnen gekomen van de gemeente op basis van gemeente Oirschot.

Deze wordt herzien en veranderd en zal opgestuurd worden naar de verenigingen: lees deze zorgvuldig en vermeld eventuele aanpassingen cq ideeën. De blauwdruk zal dan worden aangepast en zo als veiligheidsplan bij de gemeente ingebracht worden voor goedkeuring.

Dit geldt zowel voor de grote als de kinderoptocht.

Ook wordt er uitleg gegeven over de verzekering van de (praal)wagens. Let op!!!! U heeft een verzekering nodig, er is maar 1 verzekeraar, met name Rialto, die deze carnavals verzekering aanbiedt. De kosten zijn ruim 125 euro per optocht.

Nu kunnen we ons gezamenlijk, collectief maar apart, verzekeren via Andy van Beers, dit scheelt een zak centjes; we hoeven dan maar 1x assurantiebelasting betalen.

Let wel op, als je niet verzekerd bent met je voertuig en er gebeurt iets om, op of rond uw voertuig, zijn alle risico’s, schade, ongelukken voor eigen rekening en bent u hoofdelijk aansprakelijk.

Als we gezamenlijk verzekeren, zullen daar de kinder- en de lichtjesoptocht ook onder vallen.

U bent dan verzekerd voor halen, starten en retour naar uw standplaats.

Er zal een schrijven uitgaan met dit verslag en aanmelding voor deze verzekering naar alle verenigingen/groeperingen.

11 Prijsuitreiking optocht:

Geen aanmeldingen binnen.

Er volgt een discussie over wie, wat, waar. Rooie Rijers hebben zich niet aangemeld omdat zij verleden jaar hebben mede georganiseerd.

Sommige verenigingen kunnen vanwege ruimte gebrek de prijsuitreiking niet mede organiseren.

Omdat we graag willen rouleren, zal er op de nieuwjaarsreceptie van de dcv uitsluitsel worden gegeven waar de prijsuitreiking gehouden zal worden.

Voorwaarden voor deze uitreiking waar je aan zal moeten voldoen zijn:

Boerenkapel, mechanische muziek en voldoende ruimte. Uiteraard moet de desbetreffende hoogheid van de vereniging aanwezig zijn.

12 invulling kakafonie:

Geen zin, want er zal eerst een kapellen overleg plaats moeten vinden. Opstelling goed bevallen, alleen jammer dat er geen licht aanwezig was op de podium, dit was niet nagekomen door de verhuurder. Dit kon helaas niet meer opgelost worden.

12 A:

Robér had een idee om tijdens de kinderoptocht de kinderen mee te laten doen met een “zeepkist” die ze zelf hebben gebouwd. Idee wordt leuk ontvangen door iedereen.

Robér zal contact opnemen met de jeugdcommissies en diverse scholen en instellingen informeren.

Er zullen diversen prijzen dan beschikbaar zijn die de kinderen kunnen winnen. Dit om de kinderoptocht meer te laten betrekken met de inwoners van Delft.

Er zijn al meerdere ideeën de afgelopen jaren bedacht maar daar is geen respons op gekomen. Hopelijk levert dit idee wel een uitkomst op.

Robér gaat dit verder uitwerken en houdt ons op de hoogte.

12B:

Gezamenlijke afsluiting dinsdagavond tijdens carnaval.

Lange discussie volgt.

Erwin de Cock legt het een en ander uit. Locatie kan de Phoenix worden: de Olijkers trekken zich qua organisatie terug, maar doen wel mee met de gezamenlijke organisatie. Dus de gezamenlijke verenigingen vormen de organisatie, het

wordt eigenlijk een beetje dezelfde constructie als de opwarmavond. De kosten zullen ongeveer 1100 euro vaste lasten bedragen, verdeeld over de deelnemende verenigingen, daarbij wordt de munten omzet verrekend.

Idee wordt ingebracht om op 28 oktober te overleggen met de opwarmcommissie om eventueel bij te staan en eventueel ideeën te opperen.

Michel reageert hierop dat het kort door de bocht is, dat Phoenix de enige geschikte locatie is voor dit evenement, hij geeft aan dat de locatie van de Sepneuten, Grand café Verderop, ook de ruimte kan aanbieden.

Dit komt ook omdat de Sepneuten en Rooie Rijers geen deelname deden verleden jaar. Ook of de dcv meedoet? Uiteraard: dit was verleden jaar ook zo.

13 Rondvraag:

Peter Heinsbroek: Is er iets bekend omtrent 11- vd 11^e georganiseerd door de Brands Happers?

Frans geeft wat uitleg wat deze avond inhoudt: verzamelen op de markt om daarna naar een tot nu toe onbekende locatie te gaan om een feestje te vieren.

Ook vraagt Peter om meer reclame te maken omtrent het stadsprinsenbal, in de vorm van posters. Tegenwoordig met de sociale media, zoals facebook wordt er genoeg reclame gemaakt, ook zijn er posters op diverse locaties te zien.

Frans vd Spek: hoopt dat een ieder op 11-11-15 mee zal doen.

Helaas valt deze dag op woensdag voor de kennismaking met nieuwe stadsprins: de dcv heeft al jaren op woensdag op een geheime locatie de bekendmaking naar het bestuur, convent en kabinet van de dcv van de nieuwe. De dcv kan helaas niet afwijken van deze dag. Door afspraken en dergelijke kan de dcv deze afspraken niet verplaatsten.

Wim Kooij: dinsdagmiddag dweilen. Graag weer het voorstel om alle deelnemende dweil cafés te bezoeken. Wordt meegenomen naar het kapellen overleg: nogmaals het verzoek om alle kapellen alle deelnemende cafés te bezoeken.

Michel Koreneef: Presentie lijst: door afwezigheid van de secretaris is er geen lijst.

Verder is er een vraag vanuit de jeugd commissie van de Sepneuten of de andere jeugd commissies een keer bij elkaar kunnen komen ivm ideeën etc. omtrent het jeugd carnaval.

Michel zal via de jeugdcommissie van de Sepneuten andere commissies uitnodigen om te brainwaven.

Wordt er gezamenlijk dit jaar weer haring gehapt?

Ja, de intentie is er wel dus wordt er gewacht wie het wil organiseren, zo niet dan zal de locatie café de Nieuwe Prins aangehouden. Tijdens de nieuwjaarsreceptie zal er uitsluitsel hierover komen.

Vraag is waarom er vanuit de dcv geen mededeling is uitgegaan omtrent de nieuwe cv de doorzakkers. Op de site staat wel dat zij bestaan. Wel heeft de organisatie van de doorzakkers alle verenigingen bericht gestuurd omtrent hun bestaan.

Erwin de Cock hoopt dat iedereen er gehoor aan geeft om in vol ornaat, op verzoek van de stadsprins, naar de prinsenwisselingen vóór 14-11 te komen.

Marius sluit de vergadering om 21:56 uur en wenst iedereen een fijne avond verder toe en tot het eerste feestje op 17 oktober.